Office assistant

Je helpt de managers of de directieleden. Zo beheer je bijvoorbeeld hun agenda: je plant afspraken in met mensen. Ook verzamel je bijvoorbeeld vergaderstukken, stuurt deze rond en je stelt een planning voor de vergadering op. Vaak schrijf je na afloop een verslag over de vergadering, dat je rondstuurt en goed bewaart in een archief. Je overlegt veel met medewerkers van verschillende afdelingen, zoals secretaresses. Het kan zijn dat je deze secretaresses ook aanstuurt.

Geregeld heb je contact met externe mensen via de mail of de telefoon. En je ontvangt zo nu en dan bezoekers, die je naar de goede plek brengt. Ook regel je bijvoorbeeld lunches, zakenreizen, afdelingsuitjes, verhuizingen en recepties. Soms koop je kantoorartikelen in, zoals printpapier en een nieuw kopieerapparaat. En je houdt vaak een deel van de personeelsadministratie bij. Denk aan informatie over de medewerkers en over hun vrije dagen.